Integritetspolicy

INTEGRITETSPOLICY

1. OFFENTLIGA HUS VÄRNAR OM DIN PERSONLIGA INTEGRITET
Offentliga Hus i Norden AB (publ), org. nr. 556824-2696, Linnégatan 2, 114 47 Stockholm, (”Offentliga Hus” eller ”Bolaget”) värnar om att dina personuppgifter ska behandlas på ett integritetssäkert sätt med god skyddsnivå och i enlighet med den nya dataskyddsförordningen.

I denna integritetspolicy redogör vi närmare för hur Offentliga Hus behandlar personuppgifter om dig i egenskap av att du representerar ett företag/organ som i sin tur är hyresgäst/kund/leverantör eller potentiellt blivande hyresgäst/kund/leverantör hos Offentliga Hus. Integritetspolicyn gäller vidare för dig som besöker vår hemsida www.offentligahus.se, och som ansöker om anställning hos oss.

Vid frågor om Offentliga Hus integritetsskydd är du alltid välkommen att kontakta Bolaget genom att skicka ett e-postmeddelande till gdpr@offentligahus.se.

2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Offentliga Hus är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och är därför ansvarig för att dina uppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig lagstiftning.

3. VILKA PERSONUPPGIFTER HANTERAR OFFENTLIGA HUS?
Personuppgifter är alla upplysningar och all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en person som är i livet. Det är uppgifter om dig och din person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, bilder av dig och IP-adress.

Med behandling avses varje typ av åtgärd som vidtas med personuppgifter såsom insamling, lagring, användning, bearbetning och överföring av personuppgifter.

Hyresgäster

Offentliga Hus samlar in och lagrar följande information om dig som Offentliga Hus behöver för att kunna administrera hyresförhållandet.

  • Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress.
  • Uppgifter som är nödvändiga för att kunna skicka ut hyresavier och hantera betalningar.
  • Uppgifter kring hyresobjektet såsom till exempel förbrukning av el, vatten och/eller värme, utrustning, anpassningar samt fel som behöver åtgärdas.
  • Uppgifter om eventuella störningar eller orosanmälningar.
  • Uppgifter som du förmedlar till Offentliga Hus per e-post, när du är aktiv i våra sociala medier eller genom andra kommunikationskanaler.
  • I förekommande fall uppgifter från telefonsamtal med Offentliga Hus växel.
  • I förekommande fall uppgifter från övervakningskameror, såsom bilder och filmer från övervakningskameror uppsatta i anslutning till och i fastigheter som Bolaget äger, förvaltar, utvecklar, hyr ut eller i övrigt använder som Bolagets lokaler.

Personuppgifterna kan komma att hämtas in från bland annat dig själv, från offentliga register, från kommuner och myndigheter och i vissa fall från andra bolag när Offentliga Hus köper fastigheter och du är eller har varit kund hos säljaren.

Representanter för t.ex. hyresgäster, kunder, leverantörer och samarbetspartners

Offentliga Hus samlar in och lagrar följande information om dig som Offentliga Hus behöver för att kunna kontakta dig i egenskap av representant för ett företag, organ eller organisation.

  • Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress, titel, befattning och arbetsgivare.
  • Uppgifter som du som representant förmedlar till Offentliga Hus per e-post, när du är aktiv i våra sociala medier eller genom andra kommunikationskanaler.
  • I förekommande fall uppgifter från telefonsamtal med Offentliga Hus växel.
  • I förekommande fall uppgifter med anledning av företagsevenemang eller möten kostpreferenser, eventuella allergier och/eller funktionsnedsättning.
  • I förekommande fall uppgifter från övervakningskameror, såsom bilder och filmer från övervakningskameror uppsatta i anslutning till och i fastigheter som Bolaget äger, förvaltar, utvecklar, hyr ut eller i övrigt använder som Bolagets lokaler.

Dina personuppgifter samlas i regel in från det företag, organ eller organisation som du representerar, men i förekommande fall direkt från dig genom e-postkorrespondens eller annan kommunikation, i samband med att du närvarar på våra företagsevenemang eller möten samt när du är aktiv på våra sociala medier. Offentliga Hus kan även få personuppgifter om dig från övriga bolag inom den koncern som Offentliga Hus ingår i eller från Offentliga Hus övriga samarbetspartners. Bolaget använder vidare externa informationstjänster för att, vid behov, komplettera med t.ex. befattnings- och kontaktinformation.

Företagsrepresentanter för potentiella hyresgäster, kunder, leverantörer och samarbetspartners

Offentliga Hus kan samla in och lagra följande information om dig i egenskap av att du är en potentiell hyresgäst, kund, leverantör eller samarbetspartner till Offentliga Hus eller att du är representant på ett bolag som är potentiell hyresgäst, kund, leverantör eller samarbetspartner till Offentliga Hus.

  • Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress, titel, befattning och arbetsgivare.

Besökare av Offentliga Hus hemsida

I samband med att du besöker Offentliga Hus hemsida samlar vi in följande information om dig som Offentliga Hus behöver för att kunna förbättra, effektivisera, förenkla och utveckla vår hemsida.

  • Tekniska uppgifter, såsom IP-adress, MAC-adress, URL, unikt enhets-ID, nätverkets och enhetens prestanda, webbläsare, språk- och identifikationsinställningar, geografisk position, operationssystem, andra uppgifter från cookies eller liknande (enhetsinformation).

Prenumeranter av Offentliga Hus pressmeddelanden/nyhetsbrev

I samband med att du anmäler dig som prenumerant på våra pressmeddelanden/nyhetsbrev samlar Offentliga Hus in följande information om dig som vi behöver för att kunna skicka våra pressmeddelanden/ nyhetsbrev till dig.

  • E-postadress.

Rekrytering (arbetssökande hos Offentliga Hus)

Offentliga Hus samlar in följande information om dig som vi behöver för att kunna rekrytera rätt personer till tjänster i Bolaget.

  • Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress, titel, befattning och arbetsgivare.
  • Uppgifter i personligt brev och CV.
  • I förekommande fall bild.
  • Övriga uppgifter som du lämnar till oss i samband med rekrytering.

Personuppgifter om dig kan överlämnas till oss direkt från dig eller från bemannings-, rekryterings-, eller inhyrningsföretag som du söker arbete genom.

4. VÅR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

För vilka ändamål vi avser att behandla dina personuppgifter samt vilken laglig grund vi har för respektive behandling följer av tabellerna nedan.

Hyresgäster

Ändamål Laglig grund
För att kunna fullgöra och administrera Bolagets skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Behandlingen är nödvändig i syfte fullgöra avtalet med hyresgästen och Offentliga Hus rättsliga förpliktelser.
För att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan Bolaget behöva göra om det till exempel förekommer skador eller störningar i hyresobjektet, samt sena eller uteblivna hyresbetalningar. Behandlingen är nödvändig i syfte fullgöra avtalet med hyresgästen och Offentliga Hus berättigade intresse av att kunna tillvarata rättsligt anspråk (intresseavvägning).
Möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Offentliga Hus varumärke och Bolagets tjänster, t.ex. utskick av marknadsföringsmaterial m.m. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke och sina tjänster (intresseavvägning).
För att motverka och hantera inbrott samt att främja säkerheten i fastigheter som Bolaget äger, förvaltar, utvecklar, hyr ut eller i övrigt använder som Bolagets lokaler. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att säkerställa den fysiska säkerheten och utreda brott i fastigheter som Bolaget äger, förvaltar, utvecklar, hyr ut eller i övrigt använder som Bolagets lokaler (intresseavvägning).

Representanter hos hyresgäster, kunder, leverantörer och samarbetspartners

Ändamål Laglig grund
Kunna hålla kontakten med en representant för företaget/organet. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att ha kontakt med dig i syfte fullgöra avtalet med hyresgästen/kunden/leverantören /samarbetspartnern, dvs. företaget/organet som du representerar (intresseavvägning).
Uppfylla författningsreglerade krav, exempelvis säkerhetskrav och bokföringskrav. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Offentliga Hus rättsliga förpliktelser.
Möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Offentliga Hus varumärke och Bolagets tjänster, t.ex. utskick av marknadsföringsmaterial, inbjudningar till Bolagets evenemang, möten och andra sammankomster m.m. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke och sina tjänster till dig som hyresgäst/kund/leverantör/samarbetspartner eller till företaget/organet som du representerar (intresseavvägning).
För att motverka och hantera inbrott samt att främja säkerheten i fastigheter som Bolaget äger, förvaltar, utvecklar, hyr ut eller i övrigt använder som Bolagets lokaler. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att säkerställa den fysiska säkerheten och utreda brott i fastigheter som Bolaget äger, förvaltar, utvecklar, hyr ut eller i övrigt använder som Bolagets lokaler (intresseavvägning).

Potentiellt framtida hyresgäster, kunder, leverantörer eller samarbetspartners

Ändamål Laglig grund
Möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Offentliga Hus varumärke och tjänster, t.ex. utskick av marknadsföringsmaterial, inbjudningar till Bolagets evenemang och andra sammankomster m.m. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke och sina tjänster till dig eller till företaget/organet som du representerar (intresseavvägning).

Besökare av Offentliga Hus hemsida

Ändamål Laglig grund
För att säkerställa driften av Offentliga Hus hemsida och applikation.För att kunna utveckla vår hemsida för att anpassa den bättre utifrån hur Offentliga Hus hemsida (www.offentligahus.se) används. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att förbättra, effektivisera, förenkla och utveckla sin hemsida och i syfte att attrahera fler hyresgäster/kunder/samarbetspartners och att öka graden av återkommande hyresgäster/kunder/samarbetspartners (intresseavvägning).

Prenumeranter av Offentliga Hus pressmeddelanden/nyhetsbrev

Ändamål Laglig grund
För att kunna skicka våra pressmeddelanden/nyhetsbrev till dig. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att marknadsföra sig genom att skicka ut sina pressmeddelanden/nyhetsbrev (intresseavvägning).

Rekrytering (arbetssökande hos Offentliga Hus)

Ändamål Laglig grund
För att, i samband med rekrytering, kunna avgöra vem som är bäst lämpad för en tjänst samt att säkerställa att aktuell person har nödvändig kompetens. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att anställa rätt personal och att säkerställa att kompetenta personer arbetar för Bolaget (intresseavvägning).

5. HUR LÄNGE BEVARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina personuppgifter bevaras så länge det finns ett behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna integritetspolicy. Därefter kommer dina uppgifter att raderas.

Vissa personuppgifter kommer, i syfte att uppfylla relevant bokföringslagstiftning, att sparas i sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret, till vilken informationen hörde, avslutades.

Kontaktuppgifter till representanter för företag/organ lagras under den tid Offentliga Hus bedömer att uppgifterna är nödvändiga för att upprätthålla relationen med företaget/organet eller organisationen. Radering ska ske när Offentliga Hus får kännedom om att uppgifterna inte längre är adekvata eller relevanta för ändamålet, eller på begäran av kontaktpersonerna.

För närmare information om hur länge Offentliga Hus lagrar specifika personuppgifter var vänlig kontakta Offentliga Hus. Kontaktuppgifter framgår under avsnittet ”Kontakt” nedan.

6. VEM LÄMNAR VI UT PERSONUPPGIFTER TILL?

Offentliga Hus lämnar inte ut personuppgifter till tredje part, förutom i situationer då detta krävs för att uppfylla en lagstadgad skyldighet eller för att fullfölja våra åtaganden mot dig, hyresgäster, kunder, leverantörer och samarbetspartners. Dina personuppgifter kommer inte att säljas till tredje part i reklamsyfte. I nedanstående tabell anges situationer då dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part.

Tredje part Anledningen till att personuppgifterna lämnas ut till tredje part
Andra bolag inom Offentliga Hus koncern Vissa funktioner och frågor inom exempelvis marknadsföring, HR, ekonomi och strukturella förändringar hanteras till viss del gemensamt inom den koncern som Offentliga Hus ingår i, varför personuppgifter kan behöva överföras till andra bolag inom koncernen.
Leverantör av molntjänst Offentliga Hus lagrar viss information i molntjänster, varför dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till leverantörer av sådana molntjänster.
Leverantörer och samarbetspartners Offentliga Hus kan komma att lämna ut dina personuppgifter till olika leverantörer i vår verksamhet. Detta sker i de fall leverantörerna eller samarbetspartnerna behöver dina personuppgifter för att kunna fullgöra sina uppdrag som de utför på uppdrag av Offentliga Hus.
Myndigheter Personuppgifter kan komma att överlämnas till myndigheter då det krävs för att uppfylla lagenliga skyldigheter.
Avyttring För det fall Offentliga Hus avser att överlåta hela eller delar av Offentliga Hus verksamhet kan personuppgifter komma att lämnas ut till en potentiell köpare.

7. ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJELAND

Offentliga Hus kan komma att överföra dina personuppgifter till länder utanför EU/EES. Om personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer Offentliga Hus att vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES.

Offentliga Hus använder IT-leverantörers tjänster varigenom överföring av dina personuppgifter till USA kan förekomma. De personuppgifter som Offentliga Hus samlar in om dig genom din användning av Offentliga Hus webbplats kan överföras till Google i USA, genom Google Analytics. Offentliga Hus har säkerställt att dina rättigheter garanteras vid överföring till USA genom att teckna EU-kommissionens standardavtalsklausuler med leverantörerna. Mer information om standardavtalsklausulerna och andra skyddsåtgärder finns på Datainspektionens hemsida.

8. SOCIALA MEDIER

Vad gäller de personuppgifter som förekommer och behandlas på sociala medier så som Facebook, Instagram och LinkedIn hänvisar vi användare till respektive tjänsts policy för information om hur de behandlar personuppgifter. Enligt Offentliga Hus är syftet med behandlingen att representanter för befintliga hyresgäster/kunder, potentiella hyresgäster/kunder och samarbetspartners till Offentliga Hus ska kunna interagera och ha kontakt med Offentliga Hus via sociala medier. Detta för att bidra till en god relation med hyresgäster/kunder och samarbetspartners och för att göra Offentliga Hus kundservice och produkt lättillgänglig genom flera olika kanaler. Behandlingen är nödvändig för Offentliga Hus berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke och sina tjänster till befintliga och potentiella hyresgäster/kunder samt till samarbetspartners (intresseavvägning).

9. DINA RÄTTIGHETER

Offentliga Hus ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

Offentliga Hus kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Du har rätt att av Offentliga Hus begära tillgång till och rättelse eller radering av dina personuppgifter (exempelvis om sådan radering krävs enligt tillämplig lagstiftning), begära begränsning av fortsatt behandling av dina personuppgifter samt en rätt att invända mot behandlingen under de förutsättningar som tillämplig personuppgiftslagstiftning medger (exempelvis om du ifrågasätter om personuppgifterna är korrekta eller om behandlingen är laglig). Offentliga Hus kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt punkten 6 ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter som sker enligt denna punkt 9.

Du har rätt till dataportabilitet, det vill säga en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Om du inte vill att Offentliga Hus behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst skriftligen anmäla detta till Offentliga Hus. När Offentliga Hus har mottagit din anmälan kommer Offentliga Hus att upphöra med att behandla personuppgifterna för detta marknadsföringsändamål.

Du har rätt att, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från Offentliga Hus om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt 9.

Vi ser gärna att du hör av dig till oss om du har några klagomål beträffande vår behandling av dina personuppgifter, så att vi kan korrigera vår behandling om det är nödvändigt. Du har även rätt att inge eventuella klagomål angående Offentliga Hus behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen (som från och med 1 januari 2021 byter namn till Integritetsskyddmyndigheten (IMY)).

10. SKYDDET AV DINA PERSONUPPGIFTER

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Offentliga Hus har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Vi kommer inte att lämna ut dina uppgifter till någon annan, annat än vad som uttryckligen följer av denna integritetspolicy.

11. COOKIES

Offentliga Hus använder cookiesliknande tekniker i syfte att tillhandahålla vissa funktioner på webbplatsen www.offentligahus.se samt för att förbättra vår webbplats och att leverera en bättre och mer personlig service. Informationen lagras i form av en fil innehållande krypterade inloggningsdata. Offentliga Hus använder cookies i enlighet med Bolagets cookiepolicy.

12. ÄNDRINGAR

Offentliga Hus har rätt att när som helst ändra integritetspolicyn. Vid ändringar av denna integritetspolicy kommer Offentliga Hus att publicera den justerade integritetspolicyn på www.offentligahus.se. Policyn uppdaterades senast i oktober 2020. Vänligen notera att den version som finns tillgänglig på Bolagets webbsida www.offentligahus.se ska anses vara den senaste versionen.

13. KONTAKTINFORMATION

Tveka inte att kontakta Offentliga Hus om du har några frågor om denna integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag.

Offentliga Hus kontaktinformation:

Offentliga Hus i Norden AB (publ)

Org. nr.: 556824-2696

Postadress: Linnégatan 2, 114 47 Stockholm

Telefon: 08-660 67 00 (växel)

E-post: gdpr@offentligahus.se