Integritetspolicy för aktieägare

INTEGRITETSPOLICY FÖR AKTIEÄGARE

ALLMÄNT

I denna integritetspolicy redogörs för hur Offentliga Hus i Norden AB (publ) (”Bolaget”) behandlar personuppgifter om dig i din egenskap av aktieägare eller representant för aktieägare eller innehavare eller representant för innehavare av andra finansiella instrument som kan omvandlas till, konverteras till eller ger rätt att förvärva aktier (”Aktieägare”).

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Bolaget är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. För behandlingen av personuppgifter i avstämningsregistret är den centrala värdepappersförvararen personuppgiftsansvarig.

PERSONUPPGIFTER SOM VI BEHANDLAR

Dina personuppgifter kan överlämnas till oss direkt från dig eller från det företag du företräder. Dina personuppgifter, om de ingår i avstämningsregistret, kan också komma att överlämnas till oss från den centrala värdepappersförvararen, Euroclear Sweden AB. De personuppgifter som vi behandlar inkluderar:

  • kontaktuppgifter bestående av namn, titel, adress, telefonnummer och e-postadress;
  • personnummer;
  • organisationsnummer (om det går att koppla till dig som person);
  • innehav av aktier eller andra finansiella instrument;
  • finansiell information, t.ex. information om rösträtt på bolagsstämma, aktieägande och rättigheter för ägandet;
  • ev. information om fullmaktshavare som företräder aktieägare;
  • ev. information om god man, pantsättning och panthavare samt andra anteckningar i avstämningsregistret.

Även övriga upplysningar som lämnats av dig eller den organisation du företräder eller omfattas av den information vi erhåller från den centrala värdepappersförvararen kan komma att behandlas.

VÅR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

För vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter samt vilken laglig grund vi har för respektive behandling följer av tabellen nedan.

Ändamål Laglig grund
Uppfylla Bolagets skyldigheter gentemot dig som Aktieägare enligt bolagsordningen. Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets avtalsenliga förpliktelser gentemot dig enligt bolagsordningen. Intresseavvägning: Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser gentemot sina Aktieägare (avser endast representanter för Aktieägare).
Uppfylla Bolagets skyldigheter gentemot dig och övriga Aktieägare enligt aktiebolagslagen (exempelvis kallelse till bolagsstämma, administration av bolagsstämma eller i samband med andra bolagshändelser), eller annan tillämplig lagstiftning eller enligt Bolagets noteringsavtal. Rättsliga förpliktelser: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets rättsliga förpliktelser enligt aktiebolagslagen eller annan tillämplig lagstiftning. Intresseavvägning: Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att fullgöra sina skyldigheter enligt noteringsavtal med den marknadsplats/börs där Bolagets aktier är föremål för handel. Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser gentemot sina Aktieägare (avser endast representanter för Aktieägare).
Distribution av aktieägarrelaterad information. Rättsliga förpliktelser: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets rättsliga förpliktelser enligt marknadsmissbruks-förordningen. Intresseavvägning: Behandlingen är nödvändig för att Bolaget på ett snabbt och korrekt sätt ska kunna informera Aktieägare och andra intressenter om regulatorisk eller annan bolagsrelevant information.

HUR LÄNGE VI BEVARAR DINA PERSONUPPGIFTER

Dina personuppgifter bevaras så länge som krävs enligt lag eller den tid som krävs för uppfyllandet av ändamålet med behandlingen.

VILKA VI DELAR DINA PERSONUPPGIFTER MED

Protokoll och röstlängd från bolagsstämma kan komma att lämnas ut till på stämman närvarande Aktieägare samt till Bolagsverket, revisorer och andra som Bolaget har en lagenlig skyldighet att lämna ut protokollet till eller annars bedömer det lämpligt att lämna ut protokollet till. Därutöver kan protokoll från bolagsstämma, dock utan röstlängden, komma att publiceras på Bolagets webbplats.

Uppgifter om bl.a. större Aktieägare kan komma att lämnas ut till myndigheter, rådgivare och allmänheten i samband med upprättande av prospekt, informationsmemorandum och finansiella rapporter.

Personuppgifter delas även med övriga betrodda parter så som leverantörer, professionella rådgivare och revisorer.

ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJELAND

Bolaget kommer inte att överföra dina personuppgifter till något land utanför EU/EES utöver vad som anges ovan under rubriken ”Vilka vi delar dina personuppgifter med”.

DINA RÄTTIGHETER
Rätt till tillgång Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och få ut en kopia av de personuppgifter som Bolaget har om dig.
Rätt till rättelse Om de personuppgifter som Bolaget har om dig är felaktiga, ofullständiga eller inaktuella, har du rätt att be oss rätta till dessa.
Rätt till radering Du har rätt att begära att vi tar bort dina personuppgifter och om Bolaget inte har en rättslig grund för att behålla dem eller fortsätta behandla dem kommer de raderas.
Rätt att göra invändningar Under vissa omständigheter har du rätt att invända mot att Bolaget behandlar dina personuppgifter.
Rätt till begränsning av behandling I vissa fall har du rätt att be Bolaget begränsa hur det behandlar dina personuppgifter. Detta innebär att vi får lagra data men inte behandla dessa ytterligare.
Rätt till dataportabilitet Du har rätt att – där personuppgifterna behandlas med ditt samtycke eller med stöd av ett avtal med dig – begära ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format samt begära att personuppgifterna överförs till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt att klaga till en tillsynsmyndighet Du har rätt att inge klagomål om Bolagets behandling av dina personuppgifter genom att kontakta Datainspektionen (som från och med 1 januari 2021 byter namn till Integritetsskyddmyndigheten (IMY)), Box 8114, 104 20 Stockholm.

OM PERSONUPPGIFTER INTE LÄMNAS TILL BOLAGET

Om du inte lämnar dina personuppgifter till Bolaget kommer Bolaget inte att kunna fullgöra sina rättsliga eller avtalsenliga skyldigheter gentemot dig som Aktieägare och du kommer därmed inte kunna utöva dina rättigheter som Aktieägare, exempelvis din rätt att delta i och rösta vid bolagsstämma.

UPPDATERING AV DENNA INTEGRITETSPOLICY

Bolaget kan komma att uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan till följd av förändringar i den juridiska, tekniska eller affärsmässiga utvecklingen. Policyn uppdaterades senast i november 2020. Vänligen notera att den version som finns tillgänglig på Bolagets webbsida www.offentligahus.se ska anses vara den senaste versionen.

KONTAKTINFORMATION

Tveka inte att kontakta Bolaget om du har några frågor om denna integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag.

Bolagets kontaktinformation:

Offentliga Hus i Norden AB (publ)

Org. nr.: 556824-2696

Postadress: Linnégatan 2, 114 47 Stockholm

Telefon: 08-660 67 00 (växel)

E-post: gdpr@offentligahus.se